Confluence lleva años siendo la herramienta de referencia para equipos que necesitan documentar, colaborar y centralizar su conocimiento. Pero en 2025 y 2026, Atlassian ha dado un giro importante: ha integrado inteligencia artificial en el núcleo del producto, ha añadido pizarras colaborativas con funciones de brainstorming automático y ha eliminado definitivamente la versión Server, empujando a todos los usuarios hacia Cloud o Data Center.
Si tu empresa ya usa Confluence, este artículo te pone al día con lo que ha cambiado. Si estás evaluando opciones para gestionar la documentación de tu equipo, aquí encontrarás qué ofrece Confluence hoy, cuánto cuesta cada plan y para qué tipo de organización tiene sentido
Contenidos
Qué es Confluence y para qué sirve
Confluence es una plataforma de documentación y colaboración desarrollada por Atlassian. Funciona como un wiki interno donde los equipos pueden crear páginas, organizar información en espacios de trabajo y editar documentos de forma simultánea.
A diferencia de las carpetas compartidas o los documentos sueltos en Google Drive, Confluence estructura el conocimiento en una jerarquía navegable: espacios para cada equipo o proyecto, páginas y subpáginas dentro de cada espacio, y un buscador que indexa todo el contenido. Cada cambio queda registrado con historial de versiones, y cualquier usuario puede dejar comentarios o mencionar a compañeros para pedir revisión.
En la práctica, las empresas usan Confluence para:
- Documentación técnica de productos y APIs
- Procedimientos operativos y políticas internas
- Notas de reuniones y decisiones de proyecto
- Bases de conocimiento para soporte interno o atención al cliente
- Planificación de campañas, briefs creativos y roadmaps
La integración nativa con Jira es uno de sus puntos fuertes: puedes enlazar una página de requisitos directamente con las tareas de desarrollo, o incrustar un panel de incidencias dentro de un documento sin salir de Confluence. Para equipos que ya trabajan con el ecosistema Atlassian, esta conexión elimina el salto constante entre herramientas.
En 2025, Gartner reconoció a Atlassian como líder en el cuadrante de gestión del trabajo colaborativo, en gran parte por la evolución de Confluence hacia una plataforma más inteligente y menos dependiente de la edición manual.
Novedades de Confluence en 2025-2026
El cambio más visible es la integración de Atlassian Intelligence, el motor de IA que Atlassian ha desplegado en todos sus productos cloud. En Confluence, esto se traduce en funciones que antes requerían trabajo manual o herramientas externas.
Generación y edición de contenido con IA
Puedes pedirle a Confluence que redacte un primer borrador a partir de una instrucción simple: «Escribe un resumen del proyecto de migración a cloud» o «Crea una plantilla de retrospectiva de sprint». El resultado no es perfecto, pero ahorra el bloqueo de la página en blanco. También puede resumir páginas largas o hilos de comentarios extensos en unos pocos párrafos, útil cuando te incorporas a un proyecto a mitad de camino.
La IA también ayuda a mejorar textos existentes: cambiar el tono, simplificar lenguaje técnico o expandir secciones que se han quedado cortas.
Preguntas y respuestas en lenguaje natural
En lugar de adivinar palabras clave para el buscador, ahora puedes escribir preguntas directas: «¿Cuál es nuestra política de trabajo remoto?» o «¿Qué decidimos en la reunión de producto del 15 de enero?». Confluence busca en tus espacios y devuelve una respuesta extraída de la página correspondiente, no solo un listado de resultados.
Esta función incluye un diccionario interno que explica acrónimos y jerga de empresa, algo que acelera el onboarding de nuevos empleados.
Rovo: el agente de IA de Atlassian
Rovo es la capa de IA más avanzada de Atlassian, disponible como producto separado o integrada en los planes Enterprise. Va más allá de Confluence: conecta con Jira, Trello, Slack, Google Drive y otras fuentes para buscar información en todo el ecosistema de la empresa, no solo en las páginas de Confluence.
Los agentes de Rovo pueden automatizar tareas como generar resúmenes semanales de actividad, crear borradores de documentación a partir de reuniones grabadas con Loom, o responder preguntas que requieren cruzar datos de varias herramientas.
Whiteboards con IA
Las pizarras colaborativas de Confluence ya existían, pero en 2025 incorporaron Smart Create: un botón que genera lluvias de ideas o diagramas a partir de una descripción. Le dices «Planifica un offsite para 30 personas en Valencia con actividades de equipo y sesiones de formación» y te devuelve un esquema visual con post-its organizados por categorías.
También puedes pedirle que agrupe ideas por tema, resuma el contenido de una pizarra en una página de Confluence, o convierta los post-its directamente en tareas de Jira. El límite de elementos por pizarra se ha ampliado a 10.000, y ahora es posible importar tableros de Miro y Mural para equipos que vienen de esas herramientas.
Si quieres profundizar en funciones específicas, tenemos un artículo dedicado a las 6 funcionalidades de Confluence que deberías usar.
Automatización ampliada
Confluence ha añadido diez nuevas funciones de automatización que permiten, entre otras cosas, llamar a agentes de Rovo desde reglas automáticas, generar resúmenes de correos electrónicos, crear botones inteligentes dentro de las páginas, y enviar notificaciones cuando una página lleva demasiado tiempo sin actualizarse.
Crear tareas de Jira sin salir de Confluence
Una mejora pequeña pero que ahorra tiempo: ahora puedes seleccionar cualquier texto en una página, hacer clic derecho y convertirlo en una tarea de Jira. Sin cambiar de pestaña, sin copiar y pegar descripciones. El enlace entre la página y la tarea queda creado automáticamente.
Loom integrado
Para equipos que documentan con vídeo, la integración con Loom permite convertir grabaciones en texto estructurado de forma automática. Grabas un procedimiento, Loom lo transcribe, y Confluence genera una página con el contenido listo para editar. Hay plantillas específicas para guías paso a paso y procedimientos operativos estándar.
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Integración con Jira y el ecosistema Atlassian
Confluence no es una herramienta aislada. Está diseñada para funcionar como la capa de documentación de todo el ecosistema Atlassian, y esa integración es más profunda que simplemente pegar enlaces entre productos.
Conexión bidireccional con Jira
Cada página de Confluence puede enlazarse con incidencias, épicas o proyectos de Jira. Pero la conexión va en ambas direcciones: desde Jira puedes crear páginas de Confluence sin salir del ticket, y desde Confluence puedes ver el estado de las tareas relacionadas en tiempo real.
Los casos de uso más habituales:
Una página de requisitos de producto enlazada con la épica de desarrollo correspondiente
Documentación de un bug complejo que incluye un panel incrustado con el estado del ticket
Notas de retrospectiva que generan automáticamente tareas de mejora en el backlog
Para equipos que usan Jira Service Management, Confluence actúa como base de conocimiento del portal de soporte. Los agentes pueden buscar artículos de ayuda sin salir del ticket, y los usuarios finales acceden a la documentación desde el propio portal de autoservicio.
Trello, Bitbucket y el resto de la familia
Trello se conecta con Confluence para que los equipos que prefieren tableros visuales puedan enlazar tarjetas con páginas de documentación. No es una integración tan profunda como con Jira, pero permite mantener el contexto sin duplicar información.
Bitbucket, el repositorio de código de Atlassian, enlaza commits y pull requests con páginas de Confluence. Útil para documentación técnica que necesita referenciar cambios específicos en el código.
Opsgenie y Statuspage, las herramientas de gestión de incidentes, también se integran para documentar postmortems y comunicar el estado de servicios directamente desde Confluence.
Microsoft Teams y Slack
Para empresas que no viven dentro de Atlassian, las integraciones con Teams y Slack permiten acceder a Confluence sin cambiar de herramienta. Puedes añadir pestañas de páginas de Confluence dentro de canales de Teams, recibir notificaciones cuando alguien edita una página que te interesa, o buscar contenido de Confluence directamente desde el chat.
La integración con Teams permite editar páginas sin salir de la aplicación, aunque la experiencia es más limitada que en el editor nativo de Confluence.
Aplicaciones del Marketplace
El Atlassian Marketplace ofrece miles de complementos para extender Confluence: diagramas técnicos con draw.io, gestión de requisitos, firmas electrónicas, conexión con Salesforce, Google Drive, SharePoint y prácticamente cualquier herramienta empresarial. Algunas son gratuitas, otras tienen su propia suscripción mensual.
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Planes y precios de Confluence en 2026
Confluence Cloud tiene cuatro planes. Los precios varían según el número de usuarios y se facturan por usuario al mes, aunque Atlassian aplica descuentos por volumen a partir de ciertos tramos.
Plan Free
Gratuito para equipos de hasta 10 usuarios. Incluye espacios y páginas ilimitadas, pero el almacenamiento está limitado a 2 GB y no hay soporte más allá de la documentación pública. No incluye funciones de IA.
En nuestra experiencia, el plan Free funciona para probar la herramienta o para equipos muy pequeños que documentan poco. En cuanto empiezas a subir adjuntos o capturas de pantalla, los 2 GB se quedan cortos en pocos meses.
Plan Standard
Aproximadamente 5,75 $/usuario/mes. Amplía el almacenamiento a 250 GB, permite equipos de cualquier tamaño y añade permisos más granulares. Tampoco incluye IA.
Es el plan que recomendamos a la mayoría de pymes que empiezan con Confluence. El salto de Free a Standard no es caro y elimina las limitaciones que generan fricción en el día a día: el tope de usuarios, el almacenamiento justo y la falta de control sobre quién puede ver qué.
Plan Premium
Aproximadamente 11 $/usuario/mes. Aquí es donde entra Atlassian Intelligence: resúmenes automáticos, generación de contenido, preguntas en lenguaje natural. También incluye almacenamiento ilimitado, un SLA del 99,9 % con compensación económica si se incumple, soporte 24/7 y herramientas avanzadas de administración como sandbox para probar cambios antes de aplicarlos.
El problema de Premium es que la IA se paga para todos los usuarios, no solo para los que la necesitan. Si tienes 50 personas en Confluence pero solo 10 van a usar las funciones de IA, sigues pagando el plan completo para los 50. Hemos visto empresas que se quedan en Standard y usan herramientas de IA externas precisamente por esto.
Plan Enterprise
Precio bajo consulta con el equipo comercial de Atlassian. Pensado para organizaciones grandes que necesitan múltiples instancias de Confluence (por ejemplo, una por país o por unidad de negocio), gestión centralizada de usuarios, residencia de datos en regiones específicas y un SLA del 99,95 %. Incluye Atlassian Guard, el paquete de seguridad avanzada que en otros planes es un complemento de pago.
Solo tiene sentido para empresas con cientos de usuarios y requisitos de cumplimiento normativo. Para el resto, Premium cubre prácticamente todo.
Data Center
Para quien necesita instalación en sus propios servidores o en una nube privada. Licencia anual por tramos de usuarios, empezando en torno a 28.000 $/año para 500 usuarios. Requiere gestionar tu propia infraestructura, actualizaciones y backups.
Desde que Atlassian eliminó las licencias Server en 2024, Data Center es la única opción autoalojada. Lo recomendamos únicamente a empresas con requisitos regulatorios que impiden usar cloud público, o con integraciones muy específicas que no funcionan en la nube. Para todos los demás, Cloud es más sencillo y a largo plazo suele salir más económico si cuentas el coste de mantener la infraestructura.
Una nota sobre la IA y los planes
Las funciones de inteligencia artificial solo están disponibles en Premium y Enterprise. Si estás en Free o Standard, no puedes comprar la IA como complemento: tienes que subir de plan para todos los usuarios. Es una decisión de producto de Atlassian que genera bastante frustración, especialmente en equipos donde solo una parte del personal necesita esas funciones.
Si necesitas diseñar bien la estructura de accesos desde el principio, tenemos una guía sobre permisos en Confluence Cloud: estructura de espacios y grupos para PYMES.
¿Para qué tipo de equipos es Confluence?
Confluence empezó como herramienta para equipos de desarrollo de software, pero hace años que se usa en todo tipo de departamentos. La pregunta no es tanto «¿para qué sector sirve?» sino «¿qué problema de documentación tienes?».
Equipos de desarrollo y producto
Este sigue siendo el caso de uso más natural. Documentación técnica de APIs, decisiones de arquitectura, runbooks de operaciones, requisitos de producto, notas de sprint. La integración con Jira hace que todo quede conectado: la documentación vive al lado del trabajo, no en una carpeta perdida que nadie actualiza.
En proyectos donde hemos implantado Confluence junto con Jira, el cambio más visible es que las decisiones dejan de perderse en hilos de correo. Queda un registro buscable de por qué se tomó cada decisión, quién participó y qué alternativas se descartaron.
Soporte y atención al cliente
Confluence funciona como base de conocimiento para Jira Service Management. Los artículos de ayuda se crean en Confluence y aparecen automáticamente en el portal de soporte, tanto para agentes como para usuarios finales.
Hemos visto equipos de soporte que redujeron un 30-40 % los tickets repetitivos simplemente por tener una base de conocimiento bien organizada y accesible. El truco está en mantenerla actualizada, que es donde muchas empresas fallan: crean los artículos iniciales y luego nadie los revisa.
Marketing, RRHH y operaciones
Equipos no técnicos usan Confluence para centralizar procedimientos internos, políticas de empresa, manuales de onboarding, calendarios editoriales, briefs de campañas. Las plantillas predefinidas ayudan a que cada documento tenga una estructura coherente sin depender de que alguien recuerde el formato.
Para estos equipos, Confluence compite directamente con Notion, Google Docs compartidos o incluso SharePoint. La ventaja de Confluence es la integración con Atlassian si ya usas Jira; la desventaja es que la curva de aprendizaje es algo más pronunciada que en herramientas más simples.
¿Cuándo no tiene sentido Confluence?
Si tu equipo es muy pequeño (menos de 5 personas), trabaja de forma muy informal y no usa ningún otro producto de Atlassian, probablemente Notion o un Google Drive bien organizado te resuelvan el problema con menos fricción.
También hemos visto empresas que compraron Confluence porque «es lo que usan las empresas grandes» y luego nadie lo adoptó porque no había un problema real de documentación que resolver. La herramienta no crea la cultura de documentar; si tu equipo no tiene el hábito, Confluence será una carpeta vacía más.
| Característica | Atlassian Confluence | Microsoft 365 / Google Docs |
|---|---|---|
| Enfoque Principal | Gestión de conocimiento, wiki empresarial, repositorio centralizado. | Productividad personal, creación/edición de documentos, hojas de cálculo, presentaciones. |
| Estructura del Conocimiento | Organización jerárquica de páginas, espacios, facilita vinculación y reutilización. | Basada en archivos y carpetas, riesgo de fragmentación del conocimiento. |
| Colaboración | En el conocimiento organizacional, diseño para la reutilización y mantenimiento de la base de datos viva. | Coedición en tiempo real de documentos individuales, colaboración en archivos específicos. |
| Integración | Profunda con Jira y herramientas de desarrollo, ecosistema de apps robusto. | Fuerte dentro de sus propios ecosistemas (Teams, SharePoint, Drive, Gmail). |
| Escalabilidad y Gestión KM | Control de versiones avanzado, permisos complejos, escalabilidad para gestión de conocimiento corporativo. | Funcionalidades básicas de gestión de versiones y permisos, escalabilidad generalista. |
Cómo empezar con Confluence
Si quieres probar Confluence, la forma más rápida es crear una cuenta gratuita en la web de Atlassian. En menos de cinco minutos tienes un espacio de trabajo operativo donde puedes crear páginas, invitar a compañeros y explorar las plantillas disponibles. No necesitas tarjeta de crédito ni compromiso.
Para equipos pequeños que solo quieren documentar lo básico, el plan Free puede ser suficiente durante los primeros meses. Cuando notes que te quedas sin espacio, que necesitas permisos más finos o que el equipo ha crecido más allá de 10 personas, el salto a Standard es directo y sin pérdida de datos.
Si tu empresa ya usa Jira o está valorando adoptarlo, tiene sentido pensar en Confluence desde el principio. Configurar bien los espacios, definir una estructura de páginas coherente y establecer convenciones de nombrado desde el inicio ahorra muchos dolores de cabeza después. Hemos visto demasiadas instalaciones de Confluence que se convirtieron en un cajón de sastre porque nadie pensó en la organización antes de empezar a crear páginas.
¿Necesitas ayuda con la implantación?
En 3digits llevamos años implantando Confluence en empresas de todos los tamaños. Como Atlassian Gold Solution Partner, ayudamos con la configuración inicial, la migración desde otras herramientas (incluido Server), la integración con Jira y la formación de equipos para que la adopción sea real y no solo otra herramienta que nadie usa.
Si estás valorando Confluence para tu empresa o tienes una instalación que se ha quedado obsoleta, podemos ayudarte a decidir qué plan necesitas y a ponerlo en marcha de forma que funcione desde el primer día.
Preguntas frecuentes sobre Confluence
¿Confluence es gratis?
Sí, existe un plan gratuito para equipos de hasta 10 usuarios. Incluye páginas y espacios ilimitados, pero el almacenamiento está limitado a 2 GB y no tiene funciones de IA ni soporte técnico. Para probar la herramienta o para equipos muy pequeños puede servir, pero en cuanto creces un poco te quedarás corto.
¿Qué diferencia hay entre Confluence y SharePoint?
SharePoint es el gestor documental de Microsoft, pensado para almacenar y organizar archivos. Confluence es más un wiki colaborativo: está diseñado para crear contenido directamente en la plataforma, no para subir documentos de Word.
En la práctica, SharePoint funciona mejor si tu empresa vive en el ecosistema Microsoft y necesita gestionar archivos con permisos complejos. Confluence encaja mejor si lo que necesitas es documentación viva que se edita frecuentemente y quieres integración con Jira.
Hemos trabajado con empresas que usan ambos: SharePoint para archivos oficiales (contratos, documentación legal) y Confluence para documentación de trabajo del día a día. No es lo ideal, pero a veces es la realidad cuando hay departamentos con necesidades distintas.
¿Puedo usar Confluence sin Jira?
Sí. Confluence funciona de forma independiente y muchas empresas lo usan solo como wiki interno sin tener Jira. Pierdes la integración bidireccional, pero el producto es perfectamente funcional por sí solo.
Dicho esto, si ya usas Jira o estás pensando en adoptarlo, tiene sentido valorar Confluence desde el principio. El valor de tener documentación y gestión de tareas conectadas es mayor que el de dos herramientas separadas.
¿Confluence tiene IA?
Sí, pero solo en los planes Premium y Enterprise. Las funciones de Atlassian Intelligence permiten generar borradores, resumir páginas, hacer preguntas en lenguaje natural y automatizar tareas. Si estás en el plan Free o Standard, no tienes acceso a la IA y no puedes comprarla como complemento: tienes que subir de plan.
¿Qué ha pasado con Confluence Server?
Atlassian dejó de vender licencias de Server en febrero de 2021 y el soporte terminó en febrero de 2024. Si todavía tienes una instalación Server, ya no recibes actualizaciones de seguridad ni parches.
Las opciones son migrar a Cloud o a Data Center. Cloud es la recomendación para la mayoría de empresas; Data Center solo tiene sentido si tienes requisitos regulatorios que te impiden usar nube pública o integraciones muy específicas que no funcionan en Cloud.
Hemos acompañado varias migraciones de Server a Cloud y el proceso técnico no es complicado, pero requiere planificación: revisar permisos, limpiar espacios obsoletos, validar que las apps del Marketplace que usas existen en versión Cloud. Lo que más tiempo lleva no es la migración en sí, sino preparar el entorno para que el salto sea limpio.
¿Cuánto cuesta Confluence para una empresa de 50 personas?
Depende del plan. En Standard, unos 290 $/mes (5,75 $ x 50). En Premium, unos 550 $/mes (11 $ x 50). Atlassian aplica descuentos por volumen a partir de ciertos tramos, así que el precio real puede ser algo menor. Para Enterprise hay que pedir presupuesto.
¿Confluence funciona en móvil?
Sí. Hay aplicación nativa para iOS y Android que permite consultar páginas, editar contenido básico y recibir notificaciones. La experiencia no es tan completa como en escritorio —editar tablas o páginas complejas desde el móvil es incómodo— pero para consultar documentación sobre la marcha funciona bien.