Microsoft SharePoint es mucho más que una herramienta de almacenamiento. Se ha convertido en una plataforma inteligente de colaboración, gestión documental y automatización de procesos, diseñada para integrar personas, información y flujos de trabajo dentro del ecosistema Microsoft 365.
Desde su lanzamiento en 2001, SharePoint ha evolucionado de ser un simple gestor de documentos a un entorno empresarial completo, capaz de conectar Teams, Power BI, Power Automate y ahora Microsoft Copilot, impulsando la productividad con ayuda de la inteligencia artificial. En 2024, Microsoft ha potenciado su capacidad de análisis, búsqueda y personalización gracias a Copilot para SharePoint, que permite organizar contenido, generar resúmenes automáticos y mejorar la navegación en función del contexto de cada usuario.
¿Deseas contactar con un especialista en SharePoint?
Somos consultores certificados en Microsoft SharePoint y ayudamos a aprovechar todo ese potencial en tu empresa: desde la gestión documental avanzada hasta la creación de intranets colaborativas, portales de clientes o automatización de flujos de aprobación. Mi enfoque es claro: adaptar SharePoint a tu estructura organizativa, tus políticas de seguridad y tus objetivos de eficiencia.
Ya sea en su versión SharePoint Online (en la nube) o SharePoint Server 2019 (instalado localmente), esta tecnología ofrece a las empresas una base sólida para digitalizar sus procesos con total seguridad, trazabilidad y escalabilidad.
¿Por qué elegir Microsoft SharePoint para tu empresa?
SharePoint no es solo una herramienta de almacenamiento: es una plataforma integral de colaboración, gestión documental y automatización de procesos que transforma la forma en que tu organización crea, comparte y controla la información.
Las empresas que adoptan SharePoint dentro de su ecosistema Microsoft 365 experimentan un salto cualitativo en eficiencia, trazabilidad y seguridad de los datos. A continuación te detallo los motivos por los que esta tecnología se ha convertido en un estándar corporativo mundial:
1. Centralización y acceso seguro
Con SharePoint puedes almacenar todos los documentos, contratos, presupuestos o reportes en un único entorno corporativo, con control de permisos por usuario o grupo. La autenticación mediante Azure Active Directory y la encriptación de extremo a extremo garantizan un acceso seguro, incluso desde dispositivos móviles.
2. Trabajo colaborativo en tiempo real
Permite la coautoría simultánea en documentos de Word, Excel o PowerPoint, integrándose con Microsoft Teams y OneDrive for Business. Los equipos pueden editar, comentar y aprobar contenido en una sola versión, eliminando los envíos por correo o los duplicados innecesarios.
3. Flujos de trabajo y automatización
SharePoint se integra con Power Automate, facilitando la creación de workflows para aprobaciones, notificaciones o procesos administrativos. Esto permite eliminar tareas repetitivas y mejorar la trazabilidad de cada documento dentro del ciclo de vida corporativo.
4. Búsqueda inteligente y metadatos
Las funciones avanzadas de búsqueda y clasificación ayudan a localizar cualquier documento por nombre, fecha, autor o tipo de contenido. El uso de metadatos y taxonomías corporativas garantiza que la información sea fácilmente recuperable incluso en grandes volúmenes de datos.
5. Cumplimiento normativo y auditoría
SharePoint incorpora versionado automático, control de cambios y políticas de retención, lo que lo convierte en una herramienta ideal para empresas que deben cumplir con normativas de calidad, protección de datos o compliance sectorial.
6. Escalabilidad y personalización total
Desde una pequeña intranet hasta un portal global para miles de empleados, SharePoint permite diseñar sitios personalizados, añadir módulos de comunicación, formularios dinámicos o cuadros de mando, adaptando la herramienta al tamaño y madurez digital de cada empresa.
Soluciones que desarrollamos con Microsoft SharePoint
En 3digits diseño y despliego soluciones empresariales personalizadas sobre SharePoint, orientadas a mejorar la colaboración, la productividad y el control documental dentro de las organizaciones. Cada implantación parte de un análisis funcional de tus procesos y culmina con una arquitectura optimizada para tu entorno Microsoft 365.
A continuación te muestro las áreas más demandadas, desarrolladas con SharePoint Online o SharePoint Server 2019 según las necesidades de cada cliente:
1. Intranets corporativas inteligentes
Diseño portales internos que conectan personas, departamentos y conocimiento. Las intranets creadas con SharePoint permiten:
- Publicar noticias y comunicados internos.
- Centralizar manuales, procedimientos y políticas.
- Integrar Power BI y Power Automate para paneles y flujos de aprobación.
- Personalizar la experiencia del usuario según su rol o ubicación.
2. Gestores documentales avanzados
Implanto entornos de gestión documental estructurada que garantizan control de versiones, metadatos, permisos y auditoría de cambios.
- Reemplazo de servidores de archivos por bibliotecas seguras y escalables.
- Automatización de flujos de revisión y aprobación.
- Integración con Outlook y Teams para gestión contextual de documentos.
- Cumplimiento de normativas ISO y RGPD.
3. Portales de clientes y proveedores (Extranets)
Desarrollo espacios colaborativos externos que conectan la empresa con su red de partners, clientes o distribuidores.
- Acceso restringido por usuario o grupo.
- Flujos de carga y validación de documentación.
- Formularios personalizados con Power Apps.
- Notificaciones automáticas y seguimiento en tiempo real.
4. Aplicaciones internas personalizadas
Aprovechando la potencia de SharePoint Framework (SPFx) y Power Platform, creo aplicaciones a medida que extienden las capacidades estándar:
- Formularios interactivos para solicitudes internas.
- Cuadros de mando con indicadores de rendimiento (KPI).
- Conectores con sistemas ERP, CRM o bases de datos externas.
- Integración con Dynamics 365, SAP o SQL Server mediante BCS (Business Connectivity Services).
5. Migraciones y modernización de entornos SharePoint
Acompaño a las empresas que desean migrar de versiones antiguas (2010, 2013 o 2016) a SharePoint Online o Server 2019, garantizando la continuidad de los datos y la adaptación a las nuevas experiencias modernas de usuario.
- Auditoría técnica y planificación del roadmap de migración.
- Limpieza, clasificación y consolidación de contenido.
- Formación y acompañamiento de usuarios clave.
- Optimización de licencias y seguridad en Microsoft 365.
Integración de SharePoint con Microsoft 365 y Teams
La verdadera fortaleza de Microsoft SharePoint radica en su integración nativa con el ecosistema Microsoft 365, lo que permite transformar la colaboración en una experiencia fluida, segura y centralizada. En 3digits impulso este potencial conectando SharePoint, Teams, OneDrive, Power Automate, Power BI y Power Apps dentro de un mismo entorno de trabajo inteligente.
A continuación te explico cómo cada integración aporta valor real a tu empresa:
1. SharePoint + Teams: comunicación y colaboración en un solo lugar
Conecto bibliotecas, sitios y documentos de SharePoint directamente en los canales de Teams.
- Todos los archivos compartidos en Teams se almacenan en SharePoint de forma segura.
- Los equipos pueden editar documentos en tiempo real sin salir del chat.
- Se pueden crear sitios SharePoint asociados a cada canal para consolidar información, wikis o dashboards.
- La búsqueda integrada permite encontrar contenido tanto en Teams como en SharePoint desde una sola interfaz.
2. SharePoint + OneDrive for Business: trabajo sin interrupciones
La integración con OneDrive garantiza que los usuarios sincronicen bibliotecas y trabajen sin conexión (offline), manteniendo la coherencia de versiones cuando se restablece la conexión.
- Acceso a archivos desde cualquier dispositivo.
- Recuperación de versiones anteriores.
- Edición colaborativa y control de permisos desde la nube.
3. SharePoint + Power Automate: automatización de procesos
Diseño flujos inteligentes que eliminan tareas manuales, mejoran la trazabilidad y aceleran las aprobaciones.
- Aprobación automática de documentos.
- Envío de notificaciones al modificar un archivo o lista.
- Integración con Outlook, Planner o Dynamics 365.
- Registro automatizado de cambios para auditorías y cumplimiento.
4. SharePoint + Power BI: análisis de datos y cuadros de mando
Transformo los datos almacenados en listas o bibliotecas en paneles visuales interactivos con Power BI.
- Seguimiento del rendimiento empresarial mediante KPIs actualizados.
- Conexión directa con bases de datos internas o externas.
- Publicación de dashboards dentro de sitios SharePoint o Teams.
5. SharePoint + Power Apps: aplicaciones personalizadas sin código
Creo aplicaciones adaptadas a las necesidades de cada empresa, conectadas con las listas y bibliotecas de SharePoint.
- Formularios avanzados para solicitudes internas o reportes.
- Paneles interactivos con datos en tiempo real.
- Automatización de procesos sin desarrollo complejo.
El resultado es una plataforma unificada donde las personas, los documentos y los flujos empresariales conviven de forma natural.
Ventajas del uso de SharePoint
Es una herramienta que permite a todos los usuarios participar en la administración de los contenidos empresariales de una forma regulada y conforme a las normativas. Estas funciones hacen posible un equilibrio perfecto entre la experiencia de los usuarios (agilidad) y los procesos y directivas (seguridad).
- La mejor experiencia de uso en aplicaciones de productividad
Permita a los usuarios aumentar su productividad y obtener acceso a recursos y conocimientos a través de la conocida interfaz de Office, optimizada para un mejor uso y una mayor adopción, con independencia de dónde se encuentren y del dispositivo que usen.
- Reducción de gastos con una infraestructura unificada
Potencie el ahorro de costes mediante la consolidación de las aplicaciones de colaboración profesional a través de SharePoint e implemente soluciones que garanticen su presencia en la intranet, la extranet y en Internet. - Respuesta rápida a las necesidades empresariales
Agilice el plazo de comercialización mediante la personalización de la plataforma ya configurada e implemente soluciones que le permitan solucionar necesidades empresarias específicas de forma rápida y segura.
El cuadrante Gartner de Noviembre de 2020 la sitúa como líder de las herramientas de gestión de contenidos, muy por delante de sus competidores.
SharePoint Online vs SharePoint Server 2019
El ecosistema Microsoft SharePoint ofrece diferentes modelos de implementación según las políticas de TI, los requisitos de seguridad y la madurez digital de cada organización. En 3digits te ayudo a definir cuál encaja mejor con tu estrategia de colaboración y gobierno documental: Online, Server o Híbrido.
A continuación te muestro una comparativa práctica actualizada con las principales diferencias y ventajas de cada modelo:
| Característica | SharePoint Online | SharePoint Server 2019 |
|---|---|---|
| Modelo de implementación | Basado en la nube y alojado en la infraestructura de Microsoft 365. No requiere servidores propios. | Instalado en servidores locales de la empresa. Control total sobre los datos y la administración. |
| Escalabilidad y mantenimiento | Escalable bajo demanda y sin costes de hardware. Mantenimiento y actualizaciones automáticas por Microsoft. | Depende de la infraestructura local. Requiere mantenimiento técnico y actualización manual. |
| Integración con Microsoft 365 | Integración completa con Teams, OneDrive, Power Automate, Power BI y Microsoft Copilot. | Integración parcial; necesita conectores o configuración avanzada para integrarse con el ecosistema Microsoft 365. |
| Seguridad y cumplimiento | Cumple con normativas internacionales (GDPR, ISO, SOC). Autenticación multifactor y cifrado en tránsito y en reposo. | Permite definir políticas de seguridad internas y mantener la información dentro de los servidores corporativos. |
| Costes operativos | Modelo de suscripción mensual o anual. Sin inversión inicial en hardware ni licencias perpetuas. | Licencias perpetuas. Requiere inversión inicial en servidores, mantenimiento y soporte. |
| Actualizaciones y soporte | Actualizaciones automáticas, nuevas funciones de IA y Copilot sin interrupciones del servicio. | Actualizaciones manuales. Requiere planificación interna y soporte técnico especializado. |
| Ideal para | Empresas que priorizan la flexibilidad, movilidad y colaboración en entornos distribuidos. | Organizaciones con políticas de datos estrictas o que requieren operar en entornos desconectados. |
El modelo híbrido
Algunas empresas adoptan un enfoque híbrido, combinando la potencia colaborativa de SharePoint Online con el control y las políticas de seguridad de SharePoint Server. Este modelo permite:
- Mantener datos sensibles en servidores locales y publicar contenido operativo en la nube.
- Facilitar la colaboración con usuarios externos sin comprometer la seguridad interna.
- Escalar progresivamente hacia la nube sin interrumpir los procesos actuales.
- Integrar herramientas avanzadas como Power BI, Power Automate y Copilot, manteniendo la soberanía de la información.
Tanto si necesitas una implantación 100 % cloud, una infraestructura local controlada o un entorno híbrido de transición, podemos ayudarte a diseñar la arquitectura más eficiente, segura y escalable para tu negocio.
Beneficios empresariales de Microsoft SharePoint
Adoptar Microsoft SharePoint significa mucho más que centralizar documentos. Supone dotar a tu empresa de una plataforma empresarial inteligente, diseñada para conectar personas, procesos y conocimiento dentro del ecosistema Microsoft 365. En 3digits te ayudo a aprovechar su máximo potencial, obteniendo resultados tangibles en productividad, seguridad y control de la información.
Colaboración sin fronteras
Permite que los equipos trabajen en un entorno único con **coautoría en tiempo real**, comunicación integrada con **Microsoft Teams** y edición simultánea en documentos de Word, Excel o PowerPoint. La colaboración se vuelve natural, fluida y sin barreras geográficas.
Control y trazabilidad total
SharePoint ofrece **versionado automático, permisos granulares y auditoría de cambios**, garantizando una trazabilidad completa. Las empresas pueden cumplir con políticas internas y normativas internacionales con total transparencia y control.
Automatización de procesos
Mediante **Power Automate**, puedes crear flujos inteligentes para aprobaciones, notificaciones o validaciones, reduciendo errores y acelerando los tiempos de respuesta. Cada proceso queda documentado y auditable desde el propio entorno SharePoint.
Cumplimiento normativo y seguridad avanzada
SharePoint cumple con los estándares más exigentes: **GDPR, ISO 27001 y SOC**. Implementa **autenticación multifactor (MFA)**, cifrado de datos en tránsito y en reposo, y políticas de retención configurables. Además, sus funciones de **auditoría, control de acceso y prevención de pérdida de datos (DLP)** aseguran la protección integral de la información.
Reducción de costes operativos
Consolida herramientas, elimina servidores redundantes y reduce el mantenimiento de infraestructura. SharePoint permite **optimizar licencias y centralizar la gestión documental**, generando ahorros sostenibles en el área de TI.
Toma de decisiones basada en datos
La integración con **Power BI y Copilot** transforma tus datos en inteligencia accionable. Obtén **paneles en tiempo real, métricas clave y análisis predictivos** directamente desde SharePoint, mejorando la agilidad y la toma de decisiones estratégicas.
Consultoría SharePoint con 3digits
Somos consultores certificados en Microsoft SharePoint y ayudamos a convertir tu plataforma documental en un auténtico centro de productividad digital, perfectamente integrado con Microsoft 365. Mi enfoque no se limita a implantar tecnología: diseño soluciones que optimizan la colaboración, la seguridad y la toma de decisiones en toda la organización.
Cada proyecto comienza con un diagnóstico funcional donde analizamos tus procesos, los tipos de contenido que gestionas, las políticas de acceso y tus necesidades de integración con Teams, Power BI o Dynamics 365. A partir de ahí, definimos una arquitectura personalizada que equilibra usabilidad, rendimiento y cumplimiento normativo.
Qué incluye nuestra consultoría SharePoint
Análisis de entorno
Revisamos la infraestructura actual, la estructura documental y los niveles de permisos. Identifico vulnerabilidades, cuellos de botella y oportunidades para migrar o modernizar el entorno.
DiseñO funcional y arquitectura
Defino la jerarquía de sitios, bibliotecas y flujos de trabajo, garantizando una navegación intuitiva y una gestión documental alineada con tus políticas internas.
Configuración y personalización
Implantamos la solución ajustando permisos, vistas, formularios y flujos automatizados. Personalizo la interfaz para maximizar la adopción entre tus usuarios.
Integración con Microsoft 365
Integro SharePoint con Teams, Power Automate, Power BI y Microsoft Copilot para crear un entorno unificado, capaz de conectar personas, datos y procesos en tiempo real.
Formación y acompañamiento
Capacitamos a los equipos para garantizar una adopción efectiva y un uso estratégico de la plataforma. Proporciono soporte postimplantación y mejora continua basada en métricas de uso.
Resultados que obtienen las empresas que CONFÍAN EN 3digits
- Reducción del tiempo de búsqueda de documentos.
- Mayor seguridad y trazabilidad en cada flujo de aprobación.
- Incremento de la colaboración transversal entre departamentos y sedes.
- Aceleración de los procesos de auditoría y cumplimiento normativo.
Solicita tu sesión gratuita de consultoría SharePoint
Si tu empresa está evaluando migrar a SharePoint Online, modernizar su intranet o automatizar su gestión documental, puedo ayudarte a definir el mejor enfoque técnico y funcional.
Durante esta sesión analizaremos tu punto de partida, tus retos operativos y las oportunidades de optimización con Microsoft 365 y la nube de Azure.