Microsoft 365 se ha consolidado como la plataforma de productividad en la nube más utilizada del mundo, muy por encima de su antiguo nombre Office 365. Lo que antes identificábamos con un paquete ofimático centrado en Word, Excel, PowerPoint y Outlook, hoy es un ecosistema completo de aplicaciones diseñadas para cubrir las necesidades de colaboración, seguridad, automatización, análisis de datos y comunicación en las empresas modernas.
La evolución en estos últimos años ha sido radical. El teletrabajo, la movilidad y la digitalización acelerada tras la pandemia impulsaron el uso masivo de herramientas como Microsoft Teams, Planner o OneDrive. Además, la llegada de la inteligencia artificial con Microsoft Copilot ha marcado un nuevo salto en productividad, transformando la forma en que redactamos documentos, analizamos información y gestionamos proyectos.
En este artículo te muestro de forma clara qué herramientas incluye Microsoft 365 en 2025, cuáles han cambiado de nombre o han sido sustituidas, y cómo cada una de ellas puede ayudarte a trabajar de forma más inteligente y eficiente.
En esta página podrás saber qué herramientas están incluidas en cada una de las licencias disponibles.
Las 28 herramientas incluidas en Microsoft 365 (antes Office 365) EN 2025
Herramientas clásicas (6)
Colaboración y comunicación (4)
Organización y gestión (6)
Datos y automatización (5)
Almacenamiento y gestión documental (3)
Seguridad y administración (4)
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¿Qué herramientas incluye Microsoft 365 en 2025?
Microsoft 365 reúne actualmente 28 aplicaciones y servicios principales, que abarcan desde los clásicos procesadores de texto y hojas de cálculo hasta avanzadas soluciones de seguridad, automatización e inteligencia artificial. Sin embargo, no todas las herramientas están disponibles en todas las licencias.
Las suscripciones más habituales para empresas son:
- Microsoft 365 Business Basic: correo electrónico profesional con Exchange, Teams, OneDrive y versiones web de Word, Excel y PowerPoint.
- Microsoft 365 Business Standard: incluye las aplicaciones de escritorio completas, más Outlook, OneDrive, Teams, SharePoint y Bookings.
- Microsoft 365 E3: añade seguridad avanzada, gestión de dispositivos con Intune, Azure Active Directory (Entra ID), Power Apps, Power Automate y capacidades de cumplimiento.
- Microsoft 365 E5: la opción más completa, con todas las aplicaciones anteriores más seguridad de nivel empresarial, protección avanzada contra amenazas (Defender for Office 365), Power BI Pro y Microsoft Purview.
Es importante remarcar que, respecto a 2020, la lista de aplicaciones ha cambiado:
- Kaizala ha desaparecido, integrándose en Teams.
- Stream ya no existe como plataforma independiente, sino como servicio dentro de SharePoint.
- Se han reforzado notablemente las herramientas de seguridad y cumplimiento (Defender, Purview, Intune).
- La gran novedad transversal es Copilot, que añade inteligencia artificial a Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams.
Si quieres revisar qué aplicaciones incluye tu suscripción concreta, Microsoft mantiene una comparativa oficial de licencias en su página de productos:
👉 Ver comparativa de planes de Microsoft 365
Herramientas clásicas
Microsoft Word
¿Hay que presentar a Microsoft Word? Editor de textos creado en 1981, aún bajo el sistema operativo DOS, ha resistido a todos los embates de la competencia, incluidas opciones de software libre que en algún momento pareció que amenazaban su hegemonía.
El cuarteto Word, Excel, Powerpoint y Outlook cuenta con dos grandes fortalezas.
La primera, haber sido quien sentó las bases de la usabilidad en el entorno de herramientas ofimáticas. Cuanto más se alejaron de su esquema de uso sus competidores, antes fracasaron. Y eso es porque el usuario quiere rapidez y productividad, y eso se logra en entornos bien conocidos.
La segunda es la gran integración en el mundo Microsoft. Su veteranía hace que dispongan de un gran catálogo de software de carácter transversal y que todas las aplicaciones estén conectadas, lo que elimina problemas de conectividad y permite al usuario centrarse de nuevo en la productividad.
En 2025, Word se ha renovado con Copilot, la inteligencia artificial de Microsoft 365 que te ayuda a redactar, resumir documentos extensos o incluso sugerir el tono adecuado para tu texto. Todo esto sin abandonar la interfaz de siempre.
Microsoft Excel
Gran aliado inicialmente de los departamentos financieros, se expandió a lo largo de toda la empresa y no solo para gestión numérica, al ser apreciado en otros departamentos por su facilidad como gestor de pequeñas bases de datos. Se ha convertido en una herramienta universal para todos los sectores. Excel ya no es solo números: también gestiona cuadros de mando e informes.
Hoy en día, Microsoft Excel se ha convertido en un estándar de facto en el intercambio de datos, junto a los ficheros CSV, y como estándar de importación y exportación de datos para otras herramientas de uso muy variado.
Hoy incorpora Copilot, que interpreta tus datos y propone gráficos o fórmulas sin necesidad de que domines todas las funciones avanzadas. Además, la integración con Power BI permite llevar tus hojas de cálculo a un nivel superior de análisis y visualización.
Microsoft Powerpoint
Otro de los estándares de Microsoft, en esta ocasión para realizar todo tipo de presentaciones. Utilizado en sus primeros tiempos en el mundo empresarial, pasó luego al mundo académico y se expandió a todos los sectores. Microsoft Powerpoint nació como herramienta de presentaciones, pero en 2025 es mucho más que diapositivas con texto. Sus plantillas inteligentes, el diseñador automático y la integración de Copilot permiten crear presentaciones atractivas en minutos.
¿Necesitas un discurso de apoyo? Copilot también genera borradores de texto y sugerencias visuales basadas en tu contenido, ahorrándote tiempo y elevando la calidad de tus presentaciones.
Microsoft Outlook
Como comentamos anteriormente, Microsoft Outlook pertenece al cuarteto veterano de Microsoft 365. Outlook se mantiene como el cliente de correo empresarial más utilizado del mundo. Pero ahora va más allá: incluye calendario compartido, gestión de tareas y, gracias a Copilot, capacidad de resumir cadenas de correos extensas y destacar lo realmente importante.
La sincronización entre dispositivos es total, tanto en Windows como en Mac y móvil, con una interfaz moderna y unificada.
Microsoft Access
Access sigue vivo para quienes necesitan bases de datos rápidas y flexibles sin llegar a la complejidad de SQL Server. Aunque limitado a entornos Windows, resulta ideal para proyectos de mediana envergadura en los que se requiera facilidad de uso y cambios rápidos.
Se apoya en plantillas predefinidas y en la integración con Excel y Power Apps, lo que lo mantiene como una opción vigente en muchas empresas.
Microsoft Access incluye herramientas vinculadas a las bases de datos para que los usuarios puedan crear aplicaciones de forma sencilla, en muchos casos basándose en plantillas prediseñadas.
Microsoft Publisher
Microsoft Publisher es la herramienta de autoedición de Microsoft para escritorio con resultados profesionales.. Aunque no compite con herramientas de diseño profesionales, ofrece un entorno sencillo para crear folletos, carteles y materiales impresos con acabado profesional.
Para pequeñas empresas y departamentos que necesitan resolver tareas gráficas sin depender de software externo, sigue siendo una opción práctica.
Herramientas de colaboración y comunicación
Microsoft Teams
¿Todavía usas WhatsApp o Zoom para coordinarte con tu equipo? Entonces te sorprenderá descubrir que Microsoft 365 ya incluye Teams, una de las aplicaciones que más ha crecido en los últimos años.
Teams no es solo videollamadas: combina chat en línea, llamadas de voz, calendarios y colaboración en tiempo real sobre documentos. Además, permite organizar webinars y eventos en vivo con cientos de asistentes. Con Copilot, incluso puedes obtener resúmenes automáticos de reuniones y listas de tareas generadas a partir de la conversación.
Microsoft Yammer/viva Engage
Si piensas en una red social interna para tu empresa, esa es Yammer. Hoy se integra dentro de la suite Microsoft Viva Engage, lo que refuerza su papel como herramienta de comunicación transversal.
El funcionamiento recuerda a Facebook o LinkedIn: grupos de interés, noticias, encuestas y foros de debate. Es la mejor manera de compartir conocimiento y fomentar la cultura corporativa en organizaciones de gran tamaño.
Microsoft Exchange
Exchange sigue siendo la columna vertebral del correo empresarial de Microsoft. No solo sincroniza emails, calendarios y contactos en todos tus dispositivos, sino que permite compartir agendas, reservar salas y gestionar grupos de trabajo de manera centralizada.
Aunque invisible para muchos usuarios, es el motor que hace posible la fiabilidad y la seguridad del correo en Outlook.
Además, Microsoft Exchange online permite colaborar en tiempo real con otros usuarios, compartiendo sus contactos o su agenda.
Microsoft Bookings
Otro de los desconocidos de Microsoft 365, y en esta ocasión injustificadamente.
¿Te dedicas a servicios profesionales y pasas la mitad del día organizando citas? Con Microsoft Bookings ese problema desaparece. Microsoft Bookings ofrece visibilidad de nuestros huecos en la agenda para que nuestro interlocutor pueda reservar espacios de reunión. Tus clientes o compañeros pueden ver tu disponibilidad y reservar directamente un hueco en tu agenda.
Es ideal para médicos, asesores, entrenadores personales o cualquier profesional que necesite gestionar citas. Además, se integra con Teams, permitiendo programar reuniones virtuales sin esfuerzo.
Herramientas de organización y gestión
Microsoft Planner
¿Buscas una manera sencilla de organizar proyectos en equipo sin necesidad de software externo? Microsoft Planner ya viene incluido en tu suscripción y funciona con la lógica de tableros Kanban.
Puedes dividir las tareas en columnas como Pendientes, En curso y Finalizadas, o personalizarlas según tus necesidades. Cada tarea admite responsables, fechas de vencimiento y comentarios, lo que facilita la colaboración. Además, Planner se sincroniza con Outlook y ofrece una vista en calendario para no perder de vista los plazos.
Microsoft To do
¿Necesitas algo más simple, pensado casi para tu móvil? Microsoft To Do es la aplicación de listas de tareas personales. Permite anotar rápidamente lo que tienes pendiente y marcarlo a medida que lo completas.
Su gran ventaja es la integración con Outlook: tus correos y recordatorios se convierten en tareas sin que tengas que duplicar trabajo. Ideal para quienes prefieren lo esencial frente a herramientas más complejas.
Como es habitual, Microsoft To do está diseñado para que varias personas trabajen sobre las listas a tu criterio.
Microsoft To do es muy sencillo pero, ¿quién no ha buscado en alguna ocasión algo muy sencillo para resolver un pequeño problema?
Microsoft Lists
¿Haces listas en post-it’s y las vas dejando repartidas a lo largo de tu mesa de trabajo?
Entonces te encantará Microsoft Lists. Con esta aplicación puedes estructurar información en listas fáciles de usar, a partir de plantillas ya preparadas para casos como incorporación de empleados, seguimiento de inventario o control de incidencias.
Lo interesante es que Microsoft Lists se conecta con Power Automate y Power Apps, lo que te permite transformar una simple lista en un flujo de trabajo automatizado o incluso en una aplicación personalizada. Si tu organización no dispone de algún tipo de software de gestión, esta pequeña aplicación te servirá para el día a día: incorporación de empleados, programación de eventos, gestión de activos, etc…
Microsoft Project
Se incluye el visualizador en Microsoft 365. Para trabajar con la herramienta debes adquirir licencias adicionales.
El veterano del grupo sigue siendo Microsoft Project , pensado para proyectos de gran envergadura. Aunque más complejo que Planner o Lists, ofrece una visión avanzada de planificación, asignación de recursos y seguimiento de costes.
En Microsoft 365 suele estar disponible el visualizador, pero para trabajar de forma completa requiere licencias adicionales. Integrado con Power BI, permite generar informes detallados con datos siempre actualizados.
Microsoft Whiteboard
¿Quieres una pizarra virtual en la que todos puedan aportar ideas al mismo tiempo? Microsoft Whiteboard te ofrece un espacio digital infinito para dibujar, escribir notas, añadir imágenes o comentar en tiempo real.
Es muy utilizada en sesiones de brainstorming y formación online, ya que simula la dinámica de una pizarra física pero con la ventaja de que el contenido se guarda automáticamente y es accesible desde cualquier dispositivo.
Para ello, Microsoft Whiteboard te presenta un espacio dividido en áreas temáticas. Una de ellas es un Canvas infinito, donde cada asistente puede compartir información de forma libre y reaccionar a la que colocan el resto de participantes.
Gratuita con tu versión de Microsoft 365.
Microsoft OneNote
¿Te acuerdas de la Moleskine que todos llevábamos hace unos años (o aún llevamos)? Pues Microsoft OneNote es justo eso: un blog de notas digital.
El mítico cuaderno de notas digitales sigue siendo uno de los favoritos de estudiantes y profesionales. OneNote permite capturar información en cualquier formato: texto, imágenes, grabaciones de audio, capturas de pantalla e incluso anotaciones a mano alzada.
Lo que antes era una simple libreta, hoy se ha convertido en un repositorio colaborativo que se sincroniza en todos tus dispositivos y que puedes compartir con tus compañeros de trabajo o estudio.
Y como todo lo digital, tiene una serie de elementos que le dan ventaja sobre el blog físico: puedes etiquetar la información para realizar clasificaciones y búsquedas más sencillas, utilizar y combinar elementos multimedia de diversas fuentes.
Microsoft OneNote está incluido en todos los paquetes de Microsoft 365
Herramientas de datos y automatización
Microsoft Power BI
Una de las estrellas de los tiempos actuales, Microsoft Power BI es la respuesta de Microsoft a las necesidades empresariales de análisis de datos para la toma de decisiones.
Si alguna vez te has perdido entre hojas de cálculo interminables, Microsoft Power BI es la respuesta. Esta herramienta transforma datos dispersos en paneles visuales fáciles de interpretar.
Puedes conectar múltiples fuentes de información —desde Excel hasta bases de datos o ERP como Dynamics 365— y obtener gráficos interactivos que revelan patrones y tendencias.
Inicialmente diseñado como generador de informes de Microsoft SQL, es una potente herramienta que consolida datos de numerosas fuentes, los relaciona y optimiza para encontrar patrones entre ellos. Hoy en día es uno de los grandes pilares de la analítica empresarial y está incluido en determinados planes de Microsoft 365.
Microsoft PowerApps
¿Necesitas crear un entorno de trabajo sencillo y rápido, que no obligue a utilizar otras herramientas y que se alimente de datos de tu empresa?
Microsoft PowerApps es lo que precisas.
Power Apps se trata de un entorno de desarrollo low-code en el que puedes diseñar aplicaciones personalizadas a partir de plantillas y componentes de arrastrar y soltar.
Desde aplicaciones para gestionar visitas comerciales hasta herramientas internas de recursos humanos, Power Apps convierte ideas en soluciones prácticas en cuestión de horas. Además, se integra perfectamente con Excel, SharePoint y Power Automate.
Microsoft Power Automate
¿Cuántas horas pierdes en tareas repetitivas? Microsoft Power Automate (antes Flow) permite automatizar procesos como el envío de correos, la clasificación de documentos o la recopilación de datos de formularios.
Lo mejor es que no necesitas programar: basta con definir un flujo y dejar que la aplicación se encargue. Incluso incluye opciones de RPA (automatización robótica de procesos) e integración con inteligencia artificial para tareas más avanzadas.
Esta es una de las últimas funcionalidades introducidas por Microsoft en el paquete, como respuesta a las exigencias del mercado, que demandaba con fuerza soluciones de automatización de rutinas periódicas que aportan poco al negocio y consumen mucho tiempo de los usuarios.
Microsoft Power Automate permite a los usuarios generar procesos de automatización sin conocimientos de programación (sí de algorítmica/lógica) y ejecutarlos de forma segura. Integra capacidades de IA y automatización de procesos robóticos (RPA).
Microsoft Forms
¿Quieres lanzar una encuesta rápida a tus clientes o recopilar información de un equipo? Microsoft Forms es la herramienta transversal que te permite crear cuestionarios y formularios en pocos minutos.
Las respuestas se recopilan automáticamente en Excel o pueden alimentar flujos en Power Automate, lo que convierte una simple encuesta en un proceso de trabajo completo. Además, cuenta con funciones de evaluación automática en entornos educativos.
La potencia de la solución radica, como en tantos otros casos, en la integración total con otras herramientas de Microsoft 365. SharePoint, Excel, Power Automate y Onenote.
En la versión Microsoft Forms Pro permite integraciones avanzadas. Un ejemplo de ello sería la realización de encuestas automáticas en función de eventos, como la cualificación de un lead en Dynamics 365.
Microsoft Delve
¿Estás confuso en cuanto a los archivos a los que tienes acceso? ¿No encuentras el archivo que editaste recientemente?
En organizaciones grandes puede ser un caos encontrar documentos. Microsoft Delve soluciona este problema mostrando los archivos más relevantes según tus permisos, tu actividad y la de tus compañeros.
Aunque su protagonismo ha bajado frente a otras aplicaciones como SharePoint o Viva, sigue siendo útil para quienes necesitan localizar rápidamente información dispersa dentro de Microsoft 365.
Microsoft Delve es una herramienta sencilla para visualizar documentos a los que tienes acceso según tus permisos, últimos accesos, propietario del documento o ubicación geográfica.
Herramientas de almacenamiento y gestión documental
Microsoft Onedrive
Incluido en su suscripción de Microsoft 365, Microsoft Onedrive es la solución de Microsoft para tus necesidades de almacenamiento online.
Si necesitas acceder a tus archivos desde cualquier lugar, OneDrive es la solución de almacenamiento personal en la nube de Microsoft 365. Permite trabajar sin conexión en tu ordenador y sincronizar automáticamente los cambios cuando vuelvas a tener conexión. La gran ventaja frente a otras alternativas es su integración total: puedes abrir, editar y compartir documentos de Word, Excel o PowerPoint sin salir de la plataforma.
Una de sus principales ventajas, como en el resto de casos, es la integración con las herramientas de Microsoft 365, de forma que podemos trabajar sobre Onedrive como si fuera uno de nuestros discos locales.
Microsoft Sharepoint
Microsoft SharePoint es la herramienta de Microsoft para la generación de sitios intranet empresariales, la gestión de documentos en equipo y la centralización la información corporativa.
Su verdadero poder está en la colaboración: varias personas pueden trabajar sobre el mismo archivo, gestionar permisos de acceso y automatizar flujos de aprobación con Power Automate. Además, es el núcleo sobre el que se apoyan muchas aplicaciones de Microsoft 365, desde Teams hasta Stream.
Algunas de las versiones de Microsoft 365 incluyen una licencia cliente de SharePoint.
En este artículo que detallamos las 7 ventajas de Microsoft SharePoint como gestor documental.
Microsoft Stream
Microsoft Stream es una Plataforma de streaming de video.
En 2020 era una plataforma independiente, pero hoy Microsoft Stream está totalmente integrado en SharePoint y OneDrive.
Microsoft Stream permite almacenar, organizar y compartir vídeos dentro de la organización. Desde grabaciones de reuniones en Teams hasta tutoriales internos, todo queda centralizado y accesible con los mismos permisos que ya manejas en tu empresa. Permite la retransmisión de eventos en vivo
Herramientas de seguridad y administración
Microsoft Entra ID
¿Alguna vez has tenido que recordar cinco contraseñas diferentes para tus aplicaciones de trabajo? Con Microsoft Azure Active Directory, rebautizado ahora como Microsoft Entra ID, eso ya no es necesario.
Ofrece inicio de sesión único (SSO) y autenticación multifactor para garantizar que los usuarios accedan de forma segura a todas las aplicaciones de la organización, tanto en la nube como en entornos locales.
Microsoft Intune
Microsoft Intune permite la gestión de directrices de uso de las aplicaciones instaladas en los dispositivos móviles de la empresa.
En un mundo donde el teletrabajo y los dispositivos móviles son la norma, Intune se ha convertido en un pilar imprescindible. Permite a los administradores de TI establecer políticas de seguridad y gestionar qué aplicaciones pueden usarse en los dispositivos de la empresa. Con Intune puedes, por ejemplo, evitar que datos corporativos se mezclen con aplicaciones personales, bloquear el envío de correos no autorizados o borrar información confidencial de un dispositivo perdido.
Defender for Office 365
Los ciberataques son cada vez más frecuentes y sofisticados. Defender for Office 365 añade una capa extra de protección frente a correos maliciosos, enlaces sospechosos y ataques de phishing.
Funciona en segundo plano, analizando continuamente los mensajes y adjuntos para bloquear amenazas antes de que lleguen al usuario final. Una seguridad invisible, pero vital para cualquier organización.
Microsoft Purview
¿Cumples con la normativa sobre protección de datos? Microsoft Purview es la respuesta de Microsoft para el gobierno y la gestión del cumplimiento.
Permite clasificar información sensible, auditar accesos y aplicar políticas de retención de datos. Además, facilita el cumplimiento de normativas como el RGPD o la HIPAA. En un entorno empresarial donde la privacidad y el cumplimiento son críticos, Purview se ha convertido en un aliado estratégico.