7 ventajas que aporta SharePoint como gestor documental

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Es posible que conozcas SharePoint como gestor CMS  ¿Sabes que también puedes utilizar SharePoint como gestor documental?

Parece que será difícil conseguir una oficina sin papeles, pero es evidente que la documentación se distribuye cada vez con mayor frecuencia en formatos digitales. Esto plantea retos ligados a su almacenamiento, a su disponibilidad, al acceso desde múltiples dispositivos con velocidades de acceso e interfaces distintas y a la facilidad de intercambio de información entre las distintas herramientas de edición.

Posiblemente Sharepoint es una de las herramientas menos conocidas dentro de la familia de Microsoft Office. Sin embargo, SharePoint es sumamente útil como herramienta de gestión documental si sabemos cómo configurarla, personalizarla y utilizarla correctamente.

Estas son las 7 ventajas que aporta Sharepoint como gestor documental

Entorno de trabajo familiar

Prácticamente desde su lanzamiento, en 1989, Microsoft Office se convirtió en el paquete de ofimática más utilizado en el mundo entero. Tras 30 años de presencia en nuestros ordenadores, se ha convertido en un auténtico estándar de usabilidad. La dificultad de aprendizaje de nuevos entornos ha hecho fracasar algunos intentos de desbancarla.
Una vez entendida la finalidad de la herramienta, su aprendizaje es rápido y sencillo para cualquier persona que haya trabajado anteriormente con Office 365, cuya nueva nomenclatura es Microsoft 365. Esto es una ventaja inmediata para cualquier empresa: reducción del tiempo de incorporación, aumento de la productividad y descenso de costes de soporte a usuario.

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Sharepoint está Incluido en Microsoft 365

Microsoft 365, anteriormente conocido como Office 365, incluye una licencia de Microsoft SharePoint Online. Por tanto, si nuestra organización ha elegido Microsoft 365 como plataforma ofimática, el uso de SharePoint como herramienta de gestión documental frente a otras herramientas no supone una inversión adicional en cuanto a las licencias de usuario.

Estadística de número de empresas usuarias de Office365
Estadística de número de empresas usuarias de Microsoft365

Incluye Herramientas de migración

La herramienta de migración de SharePoint nos guía en el proceso de subida a la nube de los contenidos almacenados en nuestros servidores locales.
La herramienta Mover (compañía de reciente adquisición por Microsoft) nos ayuda a incorporar contenidos provenientes de 12 herramientas ajenas, como Box, Dropbox, Egnyte y Google Drive) a Onedrive y SharePoint.

Funcionalidades de colaboración

SharePoint incluye numerosas funciones de colaboración.

Una de las funciones más interesantes es la posibilidad de ver, en tiempo real, los cambios que se producen en un archivo. Incluso si está siendo modificado más de una persona al mismo tiempo. Aplicable a documentos de Word, Excel, Powerpoint y Onenote.

Como parte de la funcionalidad de compartición, el usuario con los permisos adecuados puede proteger el archivo, de forma que, mientras esté en esta situación, el resto de usuarios no podrán acceder a él. Una vez desprotegido, vuelve a estar disponible para el resto del equipo.

Alertas

Mediante esta funcionalidad, los usuarios pueden estar informados de cuándo se producen cambios en un archivo. SharePoint remite correos electrónicos a los usuarios suscritos a un fichero según la configuración realizada.

Otras funcionalidades avanzadas de Sharepoint como gestor documental

Búsqueda avanzada

Nunca puedes estar seguro de qué información precisarás y de qué forma realizarás la búsqueda. Y los sistemas modernos tienden a permitir búsquedas de información no estructurada.

SharePoint realiza las búsquedas sobre nombres de archivos, metadatos y contenidos.
También es posible la búsqueda de documentos mediante un software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

Firma digital de documentos

Como herramienta líder en el mercado, existe un abanico de posibilidades que se integran con SharePoint Online. La posibilidad de firmar documentos con DocuSign u otras soluciones punteras de firma digital es un buen ejemplo de ello, permitiendo en todo momento que las compañías trabajen en un entorno 100% digital y confiable.

Flujos de aprobación y publicación

Un flujo de trabajo consiste en el movimiento de información siguiendo una secuencia predefinida de acciones asociadas a un proceso empresarial.

SharePoint Online integra la creación de procesos lógicos y que se pueda establecer, por ejemplo, aprobaciones de nuevos documentos y modificaciones por los trabajadores y/o directivos necesarios, para desencadenar un automatismo que envíe el archivo a su ubicación final, lo remita por correo electrónico o se notifique a determinados departamentos.

Colaborando con terceros

Una vez que hemos configurado correctamente SharePoint para que permita colaborar con usuarios externos, podremos colaborar en tres niveles: documentos, sitio y equipo, permitiendo el acceso a usuarios que deben autenticarse o mediante el uso de vínculos (en este último caso, el acceso se realiza de forma anómina).

Las empresas pueden controlar en todo momento la manera en que se comparten archivos con terceros, ya sea de forma permanente o bien delimitado en el tiempo, para que el gestor documental esté alineado con sus políticas de seguridad.

Personalización de la plataforma

En el espíritu de Microsoft SharePoint está la adaptación a cada una de las empresas que lo adquieren, según sus necesidades y posibilidad de acceso a recursos técnicos. Esto es lo que hace que se definan dos niveles de personalización.

El primer nivel nos permite adaptar el interfaz a la imagen corporativa de la empresa. Incluye la inclusión logotipo de la compañía, tema (colores), la navegación (adaptación de los distintos menús), crear páginas y maquetar elementos (texto, imágenes, videos) en estas páginas. Este primer nivel no precisa de conocimientos técnicos.

Ejemplo de Sharepoint como gestor documental
Ejemplo de SharePoint como gestor documental

Power Platform

El nivel más avanzado se realiza a través de la nueva Power Platform, que permite a través de conectores y flujos de Power Automate crear aplicaciones empresariales con Power Apps que se integren en SharePoint Online.

Power Platform proporciona a SharePoint Online un nuevo nivel de personalización, posibilidades y capacidades para convertirla en una plataforma de productividad y colaboración de nivel Enterprise accesible para cualquier empresa que necesite digitalizar sus operaciones.

Robusta seguridad

Confidencialidad de la información

La seguridad de SharePoint se imbrica en el sistema de seguridad de Windows. Esto nos permite decidir quién puede acceder a la información y qué derechos de uso tiene sobre ella, una funcionalidad imprescindible en todo gestor documental.

Profundizando en esta seguridad, SharePoint mantiene logs de acceso, lo que nos informa de quién ha accedido, en qué momento y qué operaciones ha realizado. Además, una correcta administración de grupos permite mantener controlado el acceso diferenciado según los departamentos, perfiles o necesidades, permitiendo escalar la solución en cualquier momento.

Disponibilidad de contenido

Al estar trabajando sobre Microsoft Azure, la disponibilidad está asegurada prácticamente al 100%. Y no sólo frente a caídas de servicio, sino también en cuanto a integridad de los datos.

Gestión de versiones

SharePoint almacena versiones anteriores del documento para que puedas rescatarlas en el momento en que las necesites. Podrás acceder al listado de versiones que te informará sobre el número de versión, tamaño de documento y el usuario que realizó la modificación en cada uno de los archivos.

No te preocupes más por realizar copias de seguridad y almacenarlas en locales externos;  Microsoft Azure se encarga de mantener tu información siempre el línea. Ante cualquier incidente, también existen soluciones de seguridad complementarias que las empresas expertas en IT pueden ofrecerte para recuperación ante desastre.

Beñat Knorr
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