Hotelsa Food Service, grupo líder en la fabricación y comercialización de productos alimenticios y bebidas para la hostelería, presta servicio diario a más de 4.500 hoteles en cuatro continentes. Su modelo de atención personalizada y fuerte inversión en tecnología le ha permitido consolidarse como referente en el sector. En su apuesta por la innovación, Hotelsa identificó un reto clave: la gestión manual de pedidos generaba ineficiencias logísticas, sobrecostes y afectaba la calidad del servicio. Para abordar esta necesidad, la compañía, que desde 2007 confió en 3digits para desarrollar una solución tecnológica, solicitó esta transformación completa en su operativa.
En esta entrevista, hablamos con Celso Hinarejos, Director General y Pau López, Responsable Desarrollos IT de Hotelsa, sobre cómo fue el proceso de digitalización, qué soluciones se implementaron y qué impacto ha tenido en la organización.
¿Cuál era el principal reto que enfrentaba Hotelsa en la gestión de pedidos antes de implementar la solución de 3digits?
Antes de implementar la solución de 3digits con Jira, la gestión de pedidos en Hotelsa se realizaba de forma manual, principalmente a través de llamadas telefónicas y correos electrónicos. Este proceso dificultaba la organización, el seguimiento y la distribución eficiente del trabajo entre los agentes. Con la llegada de Jira, conseguimos centralizar la recepción de pedidos vía email, transformando cada solicitud en un ticket que podía asignarse fácilmente al agente correspondiente, equilibrando la carga de trabajo y mejorando significativamente la eficiencia operativa.
¿Qué motivó a Hotelsa a buscar una solución tecnológica y cómo fue el proceso de colaboración con 3digits?
La necesidad principal era centralizar y optimizar la gestión de pedidos en una única plataforma que nos permitiera un mayor control y trazabilidad del proceso. 3digits nos presentó Jira como una solución adaptable y escalable, y a partir de ahí iniciamos un trabajo conjunto para personalizarla según nuestras necesidades específicas. La colaboración fue fluida y enfocada en garantizar que la herramienta se ajustara a nuestra operativa interna y facilitara la transición desde los métodos tradicionales a un entorno digital más eficiente.
¿En qué consistió la solución desarrollada y cómo ha transformado el flujo de trabajo interno?
La solución implementada automatiza el proceso desde el momento en que entra un pedido por correo electrónico. El sistema identifica al cliente consultando el email en nuestro ERP y devuelve automáticamente la información básica necesaria para que el agente pueda registrar el pedido de manera rápida y precisa. Esto ha transformado nuestro flujo de trabajo, reduciendo tiempos de gestión, minimizando errores y aumentando la capacidad de respuesta al cliente.
¿Qué beneficios concretos ha aportado esta transformación digital a nivel operativo y comercial?
El éxito del proyecto de Pedidos nos impulsó a desarrollar un segundo proyecto: Entregas. Con esta nueva solución, nuestros repartidores pueden escanear y enviar los documentos de entrega directamente por email. El sistema genera automáticamente un ticket y, mediante tecnología OCR, lee los PDF, los clasifica por número de entrega y los almacena en nuestro entorno en la nube. Gracias a esto, toda la información se encuentra digitalizada, accesible y organizada, mejorando el control logístico, la trazabilidad y la eficiencia operativa, al mismo tiempo que fortalecemos la relación con nuestros clientes al ofrecerles un servicio más ágil y transparente.
¿Qué aprendizajes deja este proyecto y qué papel jugará la tecnología en el futuro de Hotelsa?
Estos dos proyectos han supuesto un gran avance en la automatización de procesos que antes se realizaban manualmente, mejorando la productividad y optimizando los recursos del departamento de Pedidos. La experiencia nos ha demostrado que la tecnología es una aliada clave para seguir creciendo y adaptándonos a las nuevas demandas del mercado. En Hotelsa, continuaremos apostando por la innovación digital como pilar estratégico para evolucionar nuestros procesos y ofrecer un servicio cada vez más eficiente y competitivo.