CASO DE ÉXITO. En un sector tan exigente como el de la movilidad global, la capacidad de coordinar operaciones internas de forma eficiente marca la diferencia entre crecer con solidez o hacerlo sobre estructuras frágiles. OK Mobility, una de las compañías de movilidad de referencia a nivel internacional, afrontaba un reto claro: evolucionar desde un modelo de gestión de solicitudes disperso hacia una plataforma centralizada, estandarizada y preparada para escalar.
Gracias a la colaboración estratégica con 3digits y la implementación de las soluciones Atlassian, la compañía ha logrado unificar su operativa interna, automatizar procesos clave y sentar las bases de una gestión más robusta, trazable y alineada con su ambición de crecimiento.
Una empresa con vocación de eficiencia operativa
Con más de dos décadas de experiencia y presencia en 17 países, OK Mobility ha construido una plataforma de movilidad integral que da respuesta a millones de clientes cada año. La compañía opera más de 80 OK Stores, cuenta con más de 850 profesionales de 50 nacionalidades y alcanzó una facturación de 551 millones de euros en 2024, con un EBITDA superior a los 58 millones de euros.
Su oferta cubre desde el alquiler, el transfer, el renting flexible y la venta de vehículos, con alternativas que van desde coches y motos hasta vehículos industriales y adaptados para personas con movilidad reducida. Una operativa de este nivel exige procesos internos a la altura.
El reto: de la fragmentación a la coordinación
OK Mobility cuenta con diversas áreas que gestionan solicitudes internas: E-commerce, Finanzas, IT, Supply Chain y el equipo principal de soporte al usuario, entre otras. Con el tiempo, cada área fue desarrollando sus propios proyectos y canales, lo que generaba:
- Falta de visibilidad transversal entre departamentos.
- Procesos heterogéneos difíciles de mantener y escalar.
- Gestión por correo electrónico en áreas críticas como el soporte principal.
- Ausencia de métricas robustas para medir y mejorar el servicio.
- Duplicidades y dificultades de coordinación entre equipos.
Aunque ya se contaba con Jira como base de trabajo, la compañía identificó la oportunidad de consolidar flujos más homogéneos, automatizados y con mayor trazabilidad, avanzando hacia un modelo más cohesionado y eficiente.
La solución: un modelo unificado sobre Atlassian
3digits acompañó a OK Mobility en la definición e implementación de un modelo centralizado basado en las soluciones Atlassian, con foco en cuatro palancas clave:
Unificación y centralización Consolidación de la gestión en un proyecto central para canalizar todas las solicitudes internas, mejorar la visibilidad transversal y reducir duplicidades y complejidad de mantenimiento.
Estandarización de flujos y automatización Diseño de workflows adaptados a cada tipología de solicitud, con reglas homogéneas que garantizan consistencia en campos, transiciones y validaciones. Las automatizaciones eliminan tareas manuales y reducen el margen de error.
Reporting y trazabilidad Estructura preparada para obtener métricas operativas sobre volumen, estado, evolución y carga. Seguimiento end-to-end para mejorar la toma de decisiones.
Gobernanza 3digits establece un modelo de gobernanza para las instancias Atlassian bajo su gestión, orientado a garantizar consistencia, control y escalabilidad. En OK Mobility, la dimensión del entorno hizo especialmente clave la consolidación de este marco, asegurando una evolución estructurada de la plataforma a largo plazo.
Resultados
La transformación liderada por 3digits se tradujo en mejoras concretas y medibles para OK Mobility:
Beneficios operativos
- Visibilidad global del estado de las solicitudes y mejor coordinación entre equipos.
- Procesos homogéneos y estandarizados para distintos tipos de petición.
- Trazabilidad end-to-end y mayor control del seguimiento de cada solicitud.
- Automatizaciones que reducen tareas manuales, errores y tiempos de gestión.
- Reporting y métricas para medir el servicio y detectar cuellos de botella.
- Base escalable para incorporar nuevos procesos transversales y multifuncionales como por ejemplo, el onboarding.
Cifras
- El proyecto de soporte principal ha crecido de 4.078 tickets en 2022 a 7.088 tickets en 2025, reflejando una adopción sostenida del modelo.
- El entorno cuenta con 258 automatizaciones activas en 43 proyectos y 586 reglas en workflows de 40 proyectos.
- Se estima un ahorro anual de entre 2.300 y 4.600 horas de esfuerzo administrativo asociado a seguimiento, coordinación y reporting.
La implantación liderada por 3digits ha permitido a OK Mobility pasar de un modelo disperso y heterogéneo a un sistema centralizado, automatizado y preparado para crecer. La compañía ha ganado visibilidad, consistencia y capacidad de respuesta en un entorno donde la eficiencia operativa es un factor competitivo clave.
Tal como destaca José Vicente Quirante, Head of Information Technologies & Systems en OK Mobility: «La colaboración con 3digits nos ha permitido dar un paso relevante en la evolución de nuestra operativa interna. La unificación del modelo sobre Atlassian nos ha ayudado a ganar visibilidad, estandarizar procesos y reforzar la trazabilidad end-to-end, sentando además una base sólida y escalable para acompañar el crecimiento de OK Mobility».
3digits: acompañando a las empresas en su salto hacia la excelencia operativa
Este caso de éxito demuestra cómo la combinación adecuada de tecnología, estrategia y conocimiento experto puede transformar la forma en que una organización gestiona sus operaciones internas a escala. En 3digits, seguimos acompañando a empresas líderes en sus procesos de transformación digital, ayudándolas a alcanzar niveles superiores de eficiencia, automatización y gobernanza.
Descárgate el caso de éxito completo en el siguiente enlace.
¿Quieres llevar tu operación al siguiente nivel? En 3digits estamos listos para ayudarte.
Marketing & Communications Manager 