CASO DE ÉXITO. En el competitivo sector turístico, la capacidad de respuesta y la eficiencia operativa son esenciales para ofrecer un servicio de calidad. Hotelsa Food Service, grupo empresarial líder en la fabricación y comercialización de productos alimenticios y bebidas para la hostelería, presta servicio diario a más de 4.500 hoteles en cuatro continentes. Hotelsa confía en las soluciones de 3digits desde 2007, y su apuesta por la innovación tecnológica y la atención personalizada la ha convertido en un referente internacional en soluciones para la industria hotelera.
Sin embargo, el crecimiento exponencial y la diversidad de canales de entrada de pedidos generaban ineficiencias logísticas y sobrecarga operativa. La gestión manual de más de 1.500 solicitudes semanales —por correo o teléfono— dificultaba la priorización de entregas, afectando los tiempos de preparación y la satisfacción del cliente.
El reto: digitalizar un proceso esencial
Hotelsa necesitaba centralizar y automatizar la gestión de pedidos en una única plataforma que garantizara visibilidad, control y trazabilidad en tiempo real. El proceso tradicional, basado en correos electrónicos y documentos escaneados, no permitía priorizar los pedidos por fechas de emisión o entrega, generando retrasos y errores operativos.
El desafío era claro: transformar un flujo manual y fragmentado en un sistema automatizado y conectado, sin perder la flexibilidad ni la atención personalizada que caracteriza a la compañía.
La solución de 3digits: automatización inteligente con Atlassian Cloud
Para resolver este reto, 3digits desarrolló una solución integral basada en Atlassian Jira Service Management, conectada con Microsoft 365 y SAP.
A través de un potente middleware con inteligencia artificial (3digits AI-powered Atlassian Cloud Middleware), la solución automatiza la recepción y procesamiento de pedidos, permitiendo a Hotelsa:
- Detectar y clasificar automáticamente los correos que contienen pedidos.
- Extraer datos clave mediante tecnologías OCR y análisis sintáctico.
- Identificar cliente, cadena hotelera, comercial asignado, productos y cantidades.
- Establecer prioridades según fecha de emisión y entrega, optimizando la preparación y los envíos.
Toda la información se sincroniza con SAP, generando una cola de pedidos priorizada y calendarizada que mejora la planificación del equipo comercial y logístico.
Automatización de albaranes: trazabilidad total con QR y Jira
La innovación no se detuvo ahí. 3digits también desarrolló un sistema de automatización de albaranes mediante tecnología QR integrada con la plataforma Atlassian Jira.
Cada documento de entrega o devolución genera un código QR único, lo que permite:
- Extraer automáticamente la información esencial (tipo de transacción, cliente, número de documento).
- Asociar el albarán al pedido correspondiente en Jira, asegurando la trazabilidad completa.
- Cerrar los tickets de forma automática si el proceso es exitoso, o activar una revisión manual en caso de incidencia.
Este flujo digital garantiza control total, reducción de errores manuales y mayor agilidad operativa, fortaleciendo la calidad del servicio de Hotelsa dentro del sector turístico.
Resultados tangibles: eficiencia, control y satisfacción
Los beneficios obtenidos fueron claros y medibles:
- 99% de automatización del proceso de pedidos.
- Mejor priorización de entregas y cumplimiento de plazos.
- Reducción del estrés operativo, al equilibrar la carga de trabajo.
- Mayor satisfacción del cliente, gracias a un servicio más ágil y transparente.
- Optimización de la gestión de cobros, respaldada por la trazabilidad total del flujo de pedidos.
Testimonio del caso de éxito
“La necesidad principal era centralizar y optimizar la gestión de pedidos en una única plataforma que nos permitiera un mayor control y trazabilidad del proceso. 3digits nos presentó Jira como una solución adaptable y escalable, y a partir de ahí iniciamos un trabajo conjunto para personalizarla según nuestras necesidades específicas. La colaboración fue fluida y enfocada en garantizar que la herramienta se ajustara a nuestra operativa interna y facilitara la transición desde los métodos tradicionales a un entorno digital más eficiente. La experiencia nos ha demostrado que la tecnología es una aliada clave para seguir creciendo y adaptándonos a las nuevas demandas del mercado”. Pau López, Responsable de Desarrollos IT, y Celso Hinarejos, Director General de Hotelsa.
Una colaboración que impulsa la innovación en el sector turístico
El caso de éxito de Hotelsa demuestra cómo la integración de Atlassian y las soluciones inteligentes de 3digits están impulsando la transformación digital en el sector turístico, elevando la eficiencia operativa y la excelencia en el servicio a nuevos estándares.
Descárgate el caso de éxito completo en el siguiente enlace.