Las 28 herramientas que incluye Microsoft 365

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Todos conocemos bien los grandes de Microsoft 365: Word, Excel, Powerpoint y Outlook. Incluso algunos conocemos Microsoft Access. Sin embargo, otras 23 herramientas están incluidas, de una u otra forma, en nuestro paquete de lo hasta hace poco se denominaba Office 365.

La lista que te ofrecemos no supone que estén incluidas en todas las licencias o que se incluyan bajo una licencia completa. En algunos casos está incluido el visualizador de la aplicación, que puede ser adquirida de forma independiente.

En esta página podrás saber qué herramientas están incluidas en cada una de las licencias disponibles.

Estas son  las 28 herramientas incluidas en Microsoft 365 (antes Office 365)

¿Deseas contactar con un especialista?

Microsoft Planner

¿Has estado buscando una herramienta para gestionar tus pequeños proyectos y ya has probado Slack, Trello o Asana?

¡Te vas a sorprender cuando te digamos que Office ya incluye una!

Microsoft Planner es una herramienta de gestión de tareas basada en tableros Kanban con la habitual división de tareas en Pendientes/En Curso/Finalizadas, aunque tu puedas personalizarlos como desees. Incluye filtros.

No podía faltar la inclusión del resto de colaboradores en el proyecto. La colaboración entre miembros del equipo es el signo de los tiempos.

Además de los tableros Kanban, Microsoft Planner te permite visualizar un calendario de tareas.

Mantenerse al día, siendo informado de las nuevas tareas que se te asignen o las que vayan completando el resto del equipo, así como de las tareas con vencimiento próximo, y la sincronización con tu calendario de Outlook son otras de las funcionalidades que te ofrece Microsoft Planner.

Microsoft Lists

¿Haces listas en post-it’s y las vas dejando repartidas a lo largo de tu mesa de trabajo?

Microsoft Lists es una sencilla aplicación para, como su nombre indica, la gestión de listas. Podemos crear nuestra lista siguiendo las plantillas predefinidas, muy útiles, y gestionar cada elemento de la lista como si fueran tareas a completar.

Desde Microsoft Lists podemos acceder a Power Automate para definir potentes automatizaciones, así como a PowerApps para generar, a partir de la lista definida, una app propia.

Si tu organización no dispone de algún tipo de software de gestión, esta pequeña aplicación te servirá para el día a día: incorporación de empleados, programación de eventos, gestión de activos, etc…

Microsoft Project

Microsoft Project es ya un veterano dentro del mundo del software de gestión de proyectos. El software que la mayoría de nosotros hemos utilizado para gestionar proyectos desde hace muchos años.

Diseñado para la administración de proyectos con más entidad, incorpora más complejidad que las dos opciones anteriores.

Integrado con powerBI muestra completas estadísticas.

Se incluye el visualizador en Microsoft 365. Para trabajar con la herramienta debes adquirir licencias adicionales.

Herramientas Microsoft 365

Microsoft To do

Un nivel más abajo aún nos encontramos con Microsoft To do. Una sencillísima aplicación, diseñada casi para nuestro teléfono inteligente, que te permite crear sencillas listas para ir marcándolas a medida que se completan.

Como es habitual, Microsoft To do está diseñado para que varias personas trabajen sobre las listas a tu criterio.

Microsoft To do es muy sencillo pero, ¿quién no ha buscado en alguna ocasión algo muy sencillo para resolver un pequeño problema?

Microsoft Azure AD

Microsoft Azure Active Directory es un servicio de identidad empresarial que permite un acceso único y autenticación multifactor para proteger los datos de su empresa almacenados en Microsoft Azure.

Microsoft Intune

Esta herramienta se aleja algo del resto de aplicaciones de Microsoft 365 por su carácter técnico.

Microsoft Intune permite la gestión de directrices de uso de las aplicaciones instaladas en los dispositivos móviles de la empresa.

Ejemplos de su uso es la protección de datos de la organización al aislar la actividad profesional de la personal (por ejemplo, prohibiciones de envío de emails personales) o la administración de aplicaciones instaladas en los dispositivos.

Microsoft Power BI

Una de las estrellas de los tiempos actuales, Microsoft Power BI es la respuesta de Microsoft a las necesidades empresariales de análisis de datos para la toma de decisiones.

Y para ello debe disponer de datos: aquellos que produce la actividad de la empresa. Por eso, Power BI se integra con el resto de herramientas de Microsoft, desde Microsoft Project hasta soluciones ERP como Microsoft Dynamics 365.

Inicialmente diseñado como generador de informes de Microsoft SQL, es una potente herramienta que consolida datos de numerosas fuentes, los relaciona y optimiza para encontrar patrones entre ellos.

Microsoft Access

Microsoft Access es la base de datos de Microsoft para Windows en entornos que precisen rapidez, facilidad de cambio y poca exigencia en volumen de datos.

Microsoft Access incluye herramientas vinculadas a las bases de datos para que los usuarios puedan crear aplicaciones de forma sencilla, en muchos casos basándose en plantillas prediseñadas.

Microsoft Word

¿Hay que presentar a Microsoft Word? Editor de textos creado en 1981, aún bajo el sistema operativo DOS, ha resistido a todos los embates de la competencia, incluidas opciones de software libre que en algún momento pareció que amenazaban su hegemonía.

El cuarteto Word, Excel, Powerpoint y Outlook cuenta con dos grandes fortalezas.

La primera, haber sido quien sentó las bases de la usabilidad en el entorno de herramientas ofimáticas. Cuanto más se alejaron de su esquema de uso sus competidores, antes fracasaron. Y eso es porque el usuario quiere rapidez y productividad, y eso se logra en entornos bien conocidos.

La segunda es la gran integración en el mundo Microsoft. Su veteranía hace que dispongan de un gran catálogo de software de carácter transversal y que todas las aplicaciones estén conectadas, lo que elimina problemas de conectividad y permite al usuario centrarse de nuevo en la productividad.

Microsoft Excel

Gran aliado inicialmente de los departamentos financieros, se expandió a lo largo de toda la empresa y no solo para gestión numérica, al ser apreciado en otros departamentos por su facilidad como gestor de pequeñas bases de datos.

Hoy en día, Microsoft Excel se ha convertido en un estándar de facto en el intercambio de datos, junto a los ficheros CSV, y como estándar de importación y exportación de datos para otras herramientas de uso muy variado.

Microsoft Powerpoint

Otro de los estándares de Microsoft, en esta ocasión para realizar todo tipo de presentaciones. Utilizado en sus primeros tiempos en el mundo empresarial, pasó luego al mundo académico y se expandió a todos los sectores.

Microsoft Powerpoint es la herramienta de presentación de Microsoft.

Microsoft Sway

Microsoft Sway es una de las herramientas desconocidas de Office. Aunque puede tener diferentes significados en su traducción al español, nos quedamos con la que evoca al balanceo, al vaivén.

Microsoft Sway es un generador de contenido en línea, que permite unir contenidos de distintas fuentes (Bing, Onedrive, Youtube y Facebook) para crear un ‘elemento’ en línea.

¿Por qué decimos un ‘elemento’? Porque el contenido creado puede ser utilizado como presentación, como url personal, como contenido para redes sociales o para cualquier otra finalidad que le quieras dar si precisas una presentación accesible en línea.

Microsoft Publisher

Microsoft Publisher es la herramienta de autoedición de Microsoft en entorno Windows con resultados profesionales.

Microsoft Publisher te permite realizar trabajos creativos con definición profesional con un interfaz de uso sencillo.

Microsoft Onedrive

Incluido en su suscripción de Microsoft 365, Microsoft Onedrive es la solución de Microsoft para tus necesidades de almacenamiento online.

Al igual que otros servicios de almacenamiento en línea, dispone de un software de replicación, lo que nos da la ventaja de poder trabajar en nuestro dispositivo de forma offline para luego ser replicado al espacio en la nube y al resto de dispositivos.

Una de sus principales ventajas, como en el resto de casos, es la integración con las herramientas de Microsoft 365, de forma que podemos trabajar sobre Onedrive como si fuera uno de nuestros discos locales.

Microsoft PowerApps

¿Necesitas crear un entorno de trabajo sencillo y rápido, que no obligue a utilizar otras herramientas y que se alimente de datos de tu empresa?

Microsoft PowerApps es lo que precisas.

Microsoft PowerApps en un entorno de creación de apps para que los no-desarrolladores puedan generar aplicaciones de una forma sencilla y amigable utilizando plantillas, herramientas de arrastrar y soltar, etc…

Un ejemplo de ello podría ser la creación de una app para sustituir informes en Excel de visitadores médicos, que posteriormente hay que corregir y consolidar. Esta app recogería los datos de los visitadores ‘sobre la marcha’, eliminando errores, haciendo los informes disponibles en tiempo real e incrementando la satisfacción del visitador al poder generar el informe de forma sencilla desde el teléfono.

Microsoft Power Automate

Esta es una de las últimas funcionalidades introducidas por Microsoft en el paquete.

Como es lógico, Microsoft debía responder a las exigencias del mercado, que demandaba con fuerza soluciones de automatización de rutinas periódicas que aportan poco al negocio y consumen mucho tiempo de los usuarios.

Microsoft Power Automate permite a los usuarios generar procesos de automatización sin conocimientos de programación (sí de algorítmica/lógica) y ejecutarlos de forma segura. Integra capacidades de IA y automatización de procesos robóticos (RPA).

Microsoft Forms

Microsoft Forms es una herramienta transversal para generar formularios, cuestionarios y encuestas.

La potencia de la solución radica, como en tantos otros casos, en la integración total con otras herramientas de Microsoft 365. SharePoint, Excel, Power Automate y Onenote.

En la versión Microsoft Forms Pro permite integraciones avanzadas. Un ejemplo de ello sería la realización de encuestas automáticas en función de eventos, como la cualificación de un lead en Dynamics 365.

Microsoft Delve

¿Estás confuso en cuanto a los archivos a los que tienes acceso? ¿No encuentras el archivo que editaste recientemente?

Microsoft Delve es una herramienta sencilla para visualizar documentos a los que tienes acceso según tus permisos, últimos accesos, propietario del documento o ubicación geográfica.

Microsoft OneDrive

Microsoft OneNote

¿Te acuerdas de la Moleskine que todos llevábamos hace unos años (o aún llevamos)? Pues Microsoft OneNote es justo eso: un blog de notas digital.

Y como todo lo digital, tiene una serie de elementos que le dan ventaja sobre el blog físico: puedes etiquetar la información para realizar clasificaciones y búsquedas más sencillas, utilizar y combinar elementos multimedia de diversas fuentes y compartirlo fácilmente con otros profesionales.

Microsoft OneNote está incluido en todos los paquetes de Microsoft 365

Microsoft Whiteboard

Pero si lo que quieres es compartir información a modo de pizarra durante una sesión de trabajo o de aprendizaje, Microsoft Whiteboard es lo que necesitas.

Para ello, Microsoft Whiteboard te presenta un espacio dividido en áreas temáticas. Una de ellas es un Canvas infinito, donde cada asistente puede compartir información de forma libre y reaccionar a la que colocan el resto de participantes.

Gratuita con tu versión de Microsoft 365.

Microsoft Teams

Microsoft Teams se ha hecho popular a raíz de la entrada en la pandemia de 2020, cuando Microsoft decidió hacer gratuitas las versiones de más amplia funcionalidad.

Microsoft Teams no solo es una herramienta de videoconferencia. Integra también chat en línea, llamadas de voz (mediante planes no incluidos en la herramienta) y trabajo compartido en tiempo real sobre documentos.

Además, incorpora versiones para realizar Webinars.

Microsoft Outlook

Como comentamos anteriormente, Microsoft Outlook pertenece al cuarteto veterano de Microsoft 365.

Este veterano se ha sabido mantener entre los principales clientes de correo, quizá el primero en entorno empresarial. Ha integrado el servicio de correo gratuito y su herramienta cliente bajo una sola denominación.

Destacar el impulso que ha tomado Microsoft Outlook, al igual que el resto de la suite, en entornos Apple, en los que la funcionalidad se ha igualado a sus versiones homólogas bajo Windows.

Microsoft 365 Outlook

Microsoft Exchange

Microsoft Exchange online es un servicio de correo mediante el que podemos mantener sincronizada la información de nuestro correo electrónico, contactos y agenda en todos nuestros dispositivos.

Esto es debido a que la información no se almacena en nuestro dispositivo profesional (ordenador de sobremesa, laptop) sino en un servidor en nuestras oficinas o en la nube.

Además, Microsoft Exchange online permite colaborar en tiempo real con otros usuarios, compartiendo sus contactos o su agenda.

Microsoft Kaizala

Microsoft Kaizala te permite chatear con miembros de tu equipo o de terceros de forma segura; realizar videoconferencias o llamadas de voz.

Microsoft Sharepoint

Algunas de las versiones de Microsoft 365 incluyen una licencia cliente de SharePoint.

Microsoft SharePoint es la herramienta de Microsoft para la generación de sitios intranet empresariales.

SharePoint está diseñado para ser el repositorio de almacenar el conocimiento de tu empresa, en todas sus diferentes formas, y ser administrador y compartido, manteniendo a los equipos al día de sus actualizaciones.

Una de los usos más extendidos es el de gestor documental. En este artículo que detallamos las 7 ventajas de Microsoft SharePoint como gestor documental.

Microsoft Stream

Microsoft Stream es una Plataforma de streaming de video.

Microsoft Stream permite almacenar tus videos, compartirlos y utilizarlos en las distintas herramientas de Microsoft. También permite la retransmisión de eventos en vivo

Microsoft Yammer

Microsoft Yammer es la red social de Microsoft para la colaboración entre empleados de una organización.

La estructura de funcionamiento de Microsoft Yammer es muy similar a la de Facebook, Twitter y Linkedin.

Microsoft Bookings

Otro de los desconocidos de Microsoft 365, y en esta ocasión injustificadamente.

Microsoft Bookings ofrece visibilidad de nuestros huecos en la agenda para que nuestro interlocutor pueda reservar espacios de reunión.

En un entorno profesional, estos espacios suelen estar dedicados a reuniones presenciales o mediante videoconferencia pero también puede ser aplicados en entornos de servicios profesionales, como masajistas, visitas médicas, etc…

Beñat Knorr
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