Conoce las herramientas de productividad de Microsoft 365

Tiempo de lectura: 5 minutos

Antes denominado Microsoft Office 365, Microsoft 365 ofrece 28 herramientas distintas en las categorías de organización, gestión, ofimática, productividad y comunicación.

Este es el primero de cinco artículos donde hablaremos sobre cada una de las categorías y de las herramientas que la componen.

¿Cómo te ayuda Microsoft 365 a mejorar tu productividad?

  1. Mediante el uso de un interfaz homogéneo.
  2. Mediante la integración de todas sus herramientas.
  3. Mediante la medición del uso de Microsoft 365 y la recomendación de acciones de mejora.

Microsoft dispone de un informe, denominado Microsoft Productivity Score e incluido en Microsoft 365, que mide la productividad global de la compañía, accesible a los usuarios administradores.

La aplicación está basada en una escala de puntos que se obtienen en dos categorías: experiencia de las personas y experiencia tecnológica.

La primera puntúa según contenido, movilidad, comunicación, reuniones y trabajo en equipo. La segunda puntúa en funcionamiento de Microsoft 365 en los dispositivos a disposición de los usuarios.

Hablaremos de ello en un próximo artículo.

¿Cuáles son las herramientas de productividad de Microsoft 365?

  1. Microsoft OneDrive
  2. Microsoft PowerApps
  3. Microsoft Power Automate
  4. Microsoft Forms
  5. Microsoft Delve
  6. Microsoft OneNote
  7. Microsoft Whiteboard

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Microsoft OneDrive

¿Sabías que Microsoft Onedrive de denominaba antes Microsoft SkyDrive?

Microsoft OneDrive es la solución de almacenamiento en la nube de Microsoft.

Microsoft OneDrive ofrece 5Gb. de espacio en línea a los usuarios gratuitos y 1 Tb. de almacenamiento para aquellos usuarios con licencia de Microsoft 365 (Office 365).

Microsoft OneDrive te ofrece una aplicación que, una vez que la instales, permite que veas y utilices tu almacenamiento online como si de un disco local se tratara. Microsoft OneDrive reproduce la estructura de tu disco virtual en tu ordenador y se encarga de replicar los cambios a la nube. Y para que tu disco local no se sature, gestiona el espacio, eliminando de tu disco los ficheros no utilizados durante tiempo y descargándolos cuando son precisos.

Servicios para empresas

Microsoft OneDrive para empresas es una versión adaptada a las necesidades de la empresa: mayor seguridad frente al acceso indebido, colaboración con otros miembros de la organización y protección ante pérdidas por error o por intromisiones.

El cifrado de datos y protocolos como el DLP (Protección ante pérdidas de datos) permiten que los usuarios empresariales sientan más segura su información y se concentren en mejorar su entorno de trabajo para beneficiar a sus clientes.

Microsoft Power Apps

Los departamentos de IT disponen de recursos limitados y los usuarios empresariales, cada vez más formados y conocedores de la tecnología, exigen aplicaciones que les faciliten el día a día o que aporten valor a su cliente, apoyando los avances estratégicos marcados por la dirección.

 

 

La solución a esto es Microsoft Power Apps, la herramienta perteneciente a Microsoft Power Platform que permite desarrollar aplicaciones de bajo nivel conectadas con bancos de datos de distintas fuentes, usualmente de otras herramientas de Microsoft (Dataverse, SharePoint, Microsoft 365, Dynamics 365, SQL Server, etc…).

Esta herramienta convierte a cualquier usuario puede convertirse en un desarrollador:

  1. Por su facilidad mediante el uso de plantillas.
  2. Por su facilidad por el desarrollo mediante técnicas de arrastrar y soltar.
  3. Por la incorporación de la inteligencia artificial con sencillez.

Nada mejor que ver algunos ejemplos para entender mejor el fin y el uso de esta herramienta.

Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate, anteriormente denominado Microsoft Flow, es la herramienta de Microsoft dirigida a la automatización de procesos empresariales.

Microsoft Power Platform es otra forma de que usuarios no profesionales de IT implementen algoritmos, que se desencadenan por el suceso de cierto evento, de los que anteriormente se encargaban los equipos de IT.

Al igual que Power Apps, Power Automate dispone de un entorno gráfico mediante el que el usuario define los flujos y los disparadores utilizando técnicas de arrastrar y soltar. Una librería de plantillas le servirá como punto de partida si no desea empezar con el lienzo en blanco.

Power Platform dispone de conectores de datos desde más de 380 orígenes de distintos fabricantes (como, por ejemplo, Eventbrite, Facebook o Gmail).

Los flujos pueden ser:

Automatizados: Aquellos que se producen cuando se produce un determinado evento. Ejemplos de ello son la publicación de tuits cuando se publica un artículo nuevo o el envío de un email cuando se alcanza un determinado umbral de Dynamics 365.

Instantáneos: Flujos que responden a una acción manual. Se desencadenan por la acción expresa de un humano.

Programados: Aquellos que se producen en una fecha determinada una sola vez o de forma periódica.

Proceso empresarial: Aquellos flujos que guían a los usuarios en su lugar de trabajo para obtener los resultados deseados.

Microsoft Power Automate, junto a Microsoft Power Apps y Microsoft Power BI conforman Microsoft Power Platform.

Microsoft 365 Productividad
Microsoft 365 Productividad

Microsoft Forms

Microsoft Forms es la aplicación de Microsoft pensada para crear formularios y cuestionarios. Estos formularios son incrustados en páginas web para ser respondidos por los usuarios desde el navegador o desde sus dispositivos móviles.

Una vez obtenidos las respuestas, estas pueden ser analizadas utilizando herramientas como Microsoft Excel o Microsoft PowerBI.

Como es habitual, la colaboración es fundamental en este tipo de herramientas. Por ello, Microsoft Forms permite que los formularios de grupo sean accesibles para su edición y análisis de resultados por parte de los miembros del grupo propietario del formulario.

Las respuestas proceden desde un conjunto de personas de nuestra organización, o puedes permitir que se contesten por terceros externos, compartiendo el link, incrustándolo en un website o dirigiéndolos desde un QR, por ejemplo.

Microsoft Delve

Sabemos que cada aplicación de Microsoft 365 te ofrece un listado de últimos documentos con los que has interactuado. Sin embargo, ¿qué sucede cuando no sabes qué aplicación generó el documento, hace meses que trabajaste con él o el documento lo trabajó uno de los miembros de un grupo al que perteneces?

Microsoft Delve es quien te ayuda a realizar todas estas búsquedas, y más.

Microsoft OneNote

Todos utilizamos o hemos utilizado post-it como método recordatorio de tareas. Y todos, en algún momento, hemos perdido uno que era realmente importante hasta que lo hemos encontrado… una vez que ya no nos hacía falta.

Microsoft OneNote te permite llevar encima un completo bloc de notas digital, en el que podrás crear diferentes blocs, secciones y páginas, marcar ciertos temas con una etiqueta e insertar y compartir información de todo tipo.

Microsoft 365 Onenote
Microsoft 365 Onenote

Microsoft Whiteboard

Microsoft Whiteboard es una herramienta de colaboración entre equipos que complementa a la perfección a Microsoft Teams.

Whiteboard es un lienzo en el que cada miembro del equipo aporta información relevante, pudiendo ser vista y modificada por el resto del equipo en tiempo real. La aplicación se lanza desde la propia aplicación de Teams.

Dispone de múltiples plantillas para la documentación de reuniones de seguimiento de proyectos, lanzamiento de entregables, etc…

Whiteboard tiene una versión online, de funcionalidad limitada, y dos versiones descargables, para plataformas PC y IOS, donde alcanza su máxima funcionalidad.

Beñat Knorr
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